社内書類の管理方法

コンピュータシステムとして気を付けておきたい点が一つあります。実はWord/Excelのバージョン、プリンタの機種、プリンタドライバのバージョンなどによって見え方が異なることがあるため、これらを統一しておかないと見栄えが異なってしまいます。てんでバラバラというほどのことではないのですが、客先に提出する書類などを複数の人間が共同で作成する場合などには結構目立ちます。特にWord/Excelのバージョン間で機能が異なることがありますから、バージョンは社内で統一することをお勧めします。（出来れば最新版ではない方が安定度が高いといわれています。)

コンピュータシステムは、人間が処理を行う「システム」の一部を効率よくしてくれるだけの「道具」です。まずは人間系を含めた「システム」すなわち「社内ルール」を明確にして、どこにどの様なコンピュータシステムを導入すると効果的かを考える方が良いと思います。やはり人ありきですからね。

　社員全員がアクセスできるファイルサーバなどに雛形を置いておくことです。Word/Excelにはテンプレートという機能があって、文書の雛形を定義することが出来ます。これらを使って雛形を作り全員がこれを利用するというのが回答なのですが・・・。このルールを守らない人が多いことと、雛形を改訂した際に使用者全員に通知が伝わっていないと古い雛形を使い続ける人がいたり、書きづらいとかで勝手に自分用の雛形を作ってしまう人もいます。そうなると折角の雛形も意味がなくなってしまいます。これはコンピュータシステムの話と言うよりは社内ルールの問題になります。まずは雛形を作成して、社員の意見を採り入れながら更新してゆく事をお勧めします。

　社内の申請書や稟議書の電子化をWordやExcelで行うことなどどうでしょうか。ワークフローの管理ソフトを別途購入しないでも可能です。まずは利用しやすくて社内に浸透する運用ルールを決めることでしょう。

　例えば、ファイルサーバがあると仮定して、ファイルサーバの中のフォルダを右の様に構築します。各社員は稟議書を作成すると○○課長の提出分のフォルダに稟議のファイルを登録し、メールなどで「稟議を提出したのでよろしくお願いします」と連絡します。○○課長は内容を検討し承認する場合には承認分へそのファイルを移動させると同時に、○○部長の提出分にコピーし、やはりメールなどで伝えます。

　これを繰り返すだけでも簡単なワークフローになり、Word/Excelだけで十分に運用できます。

　一度、こういうシステムが出来上ると、次第に「ここをこうしたい」、「こんな事が出来ると便利だ」といった具体的な要求が出てくるはずです。そこで、それらの要求を満たす様なワークフロー管理ツールを導入すると、社内での定着率も高く「こんなはずじゃなかった」という見落としも少なくなると思います。

社内書類の管理方法って案外きちっとされていない会社が多いと聞きます。
他の仕事に追われて後回しになってしまい、気がつけば大切な書類を紛失してしまっていたり、
「渡した・渡していない」で嫌な気分を味わったり。そんな問題への簡単な対処法を２つほど紹介します。